ANALISIS DE FORMULARIOS.

ANALISIS DE FORMULARIOS.
Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:
Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.
Requisitos básicos para un buen análisis.
Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.
Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel. Selección del papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su duración. Correcto numero de copias indicando en cada uno, su destino.
Combinación y rediseño de formularios
Aquellos formularios que tienen un objetivo similar, pueden fusionarse y pueden servir al propósito alcanzado por cada uno separadamente.
Al hacer el rediseño propuesto, hay que determinar si es el más adecuado para obtener o recoger la información con claridad y precisión con que lo venia haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el papel adecuado, orden lógico, espacios apropiados, términos y palabras de significado común, para que el formulario continúe suministrando a los usuarios los datos e información que venía obteniéndose con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar gráficamente como circulara el nuevo formulario.
SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS.
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de organización.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
EL INDICE FUNCIONAL
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
Pasos para la elaboración
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario, y el número de índice funcional que le corresponde.
CLASIFICACIÓN DE FORMULARIOS
Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica.
Número correlativo: asignar un número de código a todos los formularios. Éste es poco flexible y se desactualiza constantemente por lo que es ideal para empresas pequeñas.
Por área emisora:
Asignar a cada departamento un millar de números, de códigos o una centena de acuerdo a la magnitud.
Compras: 0000 al 0999
Contabilidad 1000 al 1999
Ventas 2000 al 2999
Asignar los dígitos característicos a cada área y un número correlativo.
Compras 01 – XXXX
Contabilidad 02 – XXXX
Ventas 03 - XXXX
Por el procedimiento en que interviene: Es el que presenta mayores ventajas por la fácil ubicación del formulario por parte del usuario.
PROCEDIMIENTO CARACTERISTICA
Liquidación de haberes 11
Control de gestión 20
Movimientos de fondos 30
CONTROL DE INVENTARIOS
Para llevar a cabo el control de inventarios, se recomienda hacer uso de las siguientes guías.
Libro de existencia: Es conveniente llevar un libro de hojas intercambiables a una cuenta para cada impreso en la que controlen las entradas, salidas y existencias. En las cuentas se debe tomar una señal que se denomina stock-mínimo, éste representa el numero de impresos que se consideran necesarios para cubrir el suministro durante el tiempo que media entre el nuevo pedido y la entrega por parte de la imprenta.
Planning de existencias: Cuando la importancia del suministro o el volumen de impresos en un almacén requiere un control más rápido de las existencias, se puede utilizar un planning a base de señalizar en columnas verticales divisiones de 100 o grupos superiores de ejemplares y a medida que se vayan suministrando se desplaza la señal de derecha a izquierda y por la posición en la columna que esta ocupe nos reflejará en todo momento de ejemplares que hay en existencia.
Notas para petición de impresos: El almacén no debe servir de ningún pedido sin la correspondiente nota o factura, que deberán firmar en las secciones o negociados a los que se efectúe el suministro y que servirá de justificante para la anotación en el libro de existencias.
FLUJOGRAMA
2.1 Concepto
Es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basa en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llaman diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operaciones.
Para que puedan ser comprendidos por todas las personas, los símbolos se someten a una normalización, o lo que es en realidad se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que solo el que conocía sus símbolos los podía interpretar.
La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrón definido previamente.