jueves, 23 de abril de 2009

Ejemplo de formulario


Según Chiavenato, Idalberto

Según Chiavenato, Idalberto (año 1.993): Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo
Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o convencionales ( de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido.
El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo.
Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidos en el gráfico.
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.

Según Gómez Cejas, Guillermo (año 1.997):

Según Gómez Cejas, Guillermo (año 1.997):
Según su forma:
Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola
carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o
persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos.
Por su propósito:
De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización.
Las formas pueden representarse por símbolos, por
dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.
De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El término labor incluyendo toda
clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical.
De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de
adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna
observación complementaria. Se usa formato vertical.
De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.
Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores,
métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).
Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

ANALISIS DE FORMULARIOS.

ANALISIS DE FORMULARIOS.
Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:
Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.
Requisitos básicos para un buen análisis.
Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de
lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.
Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor
personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel. Selección del papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su duración. Correcto numero de copias indicando en cada uno, su destino.
Combinación y rediseño de formularios
Aquellos formularios que tienen un objetivo similar, pueden fusionarse y pueden servir al propósito alcanzado por cada uno separadamente.
Al hacer el rediseño propuesto, hay que determinar si es el más adecuado para obtener o recoger la información con claridad y precisión con que lo venia haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el papel adecuado, orden lógico, espacios apropiados, términos y palabras de significado común, para que el formulario continúe suministrando a los usuarios los datos e información que venía obteniéndose con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar gráficamente como circulara el nuevo formulario.
SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS.
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en
coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de organización.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un
programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
EL INDICE FUNCIONAL
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
Pasos para la elaboración
Tomar
muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario, y el número de índice funcional que le corresponde.
CLASIFICACIÓN DE FORMULARIOS
Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica.
Número correlativo: asignar un número de código a todos los formularios. Éste es poco flexible y se desactualiza constantemente por lo que es ideal para empresas pequeñas.
Por área emisora:
Asignar a cada departamento un millar de números, de códigos o una centena de acuerdo a la magnitud.
Compras: 0000 al 0999
Contabilidad 1000 al 1999
Ventas 2000 al 2999
Asignar los dígitos característicos a cada área y un número correlativo.
Compras 01 – XXXX
Contabilidad 02 – XXXX
Ventas 03 - XXXX
Por el procedimiento en que interviene: Es el que presenta mayores ventajas por la fácil ubicación del formulario por parte del usuario.
PROCEDIMIENTO CARACTERISTICA
Liquidación de haberes 11
Control de
gestión 20
Movimientos de fondos 30
CONTROL DE INVENTARIOS
Para llevar a cabo el
control de inventarios, se recomienda hacer uso de las siguientes guías.
Libro de existencia: Es conveniente llevar un
libro de hojas intercambiables a una cuenta para cada impreso en la que controlen las entradas, salidas y existencias. En las cuentas se debe tomar una señal que se denomina stock-mínimo, éste representa el numero de impresos que se consideran necesarios para cubrir el suministro durante el tiempo que media entre el nuevo pedido y la entrega por parte de la imprenta.
Planning de existencias: Cuando la importancia del suministro o el
volumen de impresos en un almacén requiere un control más rápido de las existencias, se puede utilizar un planning a base de señalizar en columnas verticales divisiones de 100 o grupos superiores de ejemplares y a medida que se vayan suministrando se desplaza la señal de derecha a izquierda y por la posición en la columna que esta ocupe nos reflejará en todo momento de ejemplares que hay en existencia.
Notas para petición de impresos: El almacén no debe servir de ningún pedido sin la correspondiente nota o
factura, que deberán firmar en las secciones o negociados a los que se efectúe el suministro y que servirá de justificante para la anotación en el libro de existencias.
FLUJOGRAMA
2.1 Concepto
Es un esquema para representar gráficamente un
algoritmo. Se basa en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llaman diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operaciones.
Para que puedan ser comprendidos por todas las personas, los símbolos se someten a una normalización, o lo que es en realidad se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus
procesos en forma de diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que solo el que conocía sus símbolos los podía interpretar.
La simbología utilizada para la elaboración de
diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrón definido previamente.

DISEÑO DEL FORMULARIO

DISEÑO DEL FORMULARIO
El
proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
Fases para el diseño.
Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?
¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
¿Son necesarias todas las copias previstas?
¿Es lógica la secuencia de los datos?
¿La cantidad de
escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?
¿Esta autorizado el diseño del formulario?
¿Cuál es el departamento origen?
¿Cuál es la finalidad del formulario?
¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?
¿Es necesario un subtitulo?
¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?
¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?
¿Debe tener el formulario un número de serie?
¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?
¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los ya existentes?
Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por caracter, para las entradas que se van a hacer con
máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.
Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.
Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.
Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la
red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales.
Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al real.
Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.
Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para
poder pasar a la próxima fase:
¿Indica el titulo claramente la
naturaleza y función del formulario?
¿Se encuentra en una posición adecuada?
¿Los datos fijos se comprenden fácilmente?
¿
El lenguaje es claro?
¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren?
¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
¿Las líneas son las adecuadas?
¿Se han aplicado las líneas adecuadamente?
¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo?
¿Se identifican todas las copias del formulario?
¿Esta el formulario identificado mediante un código numérico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:
¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria?
¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico?
¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?
¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales?
¿Se han especificado correctamente los márgenes?
¿Los títulos, números y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del formulario?
¿Viene el formulario identificado con un número impreso?
¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento?
¿Se usan casillas "A" y "Desde"?
Se debe prestar mucha
atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.
Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y
color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.
Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la implementación de forma eficaz. Debe estar elaborado en un
lenguaje claro y preciso.
El instructivo esta divido en:
- Titulo del formulario
-
Objetivos (razón de la situación)
- Generalidades
- Modo de llenado (maquina o a mano)
- Medio de obtención
- Tiempo estimado
Características de impresión:
- Numero de copias
- Papel (color,
marca y base del original y copias)
- Tinta, color de tinta.
- Márgenes (lado y ancho para archivar)
- Indicar si lleva perforaciones.
- Encuadernación (hojas sueltas o cosidas)
- Juego (desglosables o sueltos)
- Encolados
- Indicar lado
- Lomo abierto o cubierto
- Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
- Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.
Requisitos básicos:
Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.
Es muy importante tomar en cuenta la economía en papel e impresión de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso.
Utensilios necesarios.
- Papel cuadriculado.
- Papel blanco
- Lápiz 3H y de colores.
- Reglas en centímetros, pulgadas y reglas para diseño de formularios continuos.
- Escuadras de 45° y 60°
Líneas y letras
Sirven para separar las zonas de información o grupos de datos y guiar la vista de los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las áreas destinadas a la recolección de datos e información.
Las líneas pueden ser:
- Fina paralela.
- Fina
- De medio punto
- De un punto
- De puntos
- De guiones.
Para la composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción de los datos.

PARTES DEL FORMULARIO

PARTES DEL FORMULARIO
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la
introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor
grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el
código de registro
Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos
medios para alcanzar un fin.
Objetivos específicos,
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar
valor legal a determinadas transacciones.
Importancia:
Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
Uso de los formularios.
Se utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano.
Presentación.
De acuerdo a la presentación se pueden encontrar formularios como: talonarios,
juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante químico, físico o carbonizado, y cuaderno.
REQUERIMIENTOS DEL ANALISTA Y DIBUJANTE DE FORMULARIOS:
Para el análisis de formularios es necesario conocer la
estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.
Para el
dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.
CLASIFICACIÓN:
Se pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros;
Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.
De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizan para dar información circular por varios
servicios.
Según su ámbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las
encuestas.

Controles de formularios

Controles de formularios
Resumen: Cuando un usuario está frente a un formulario ya ha tomado la decisión de registrarse o comparar. Si el usuario no completa el proceso por problemas de usabilidad, se produce el peor fracaso posible para un sitio web, perder un usuario ya convencido y dispuesto. El adecuado uso de radio-buttons, check-boxes, combos y campos de texto es un factor decisivo para el éxito del formulario. En este artículo se dan recomendaciones sobre cómo y cuándo usarlos.
Los formularios son usados para comprar, registrarse, buscar, suscribirse, asociarse, etc. todos ellos procesos básicos para la supervivencia de un sitio web y su eslabón más frágil. Cuando un usuario se decide a completar un formulario ya ha tomado una decisión (compra, suscripción, registro, etc.) y esta dispuesto a llevarla a cabo, el sitio web ha tenido éxito y solo falta "rematar la faena".
Entre la intención del usuario y una cumplimentación exitosa el factor más importante es la usabilidad. De ella dependerá su ratio de cumplimentación, es decir, el cociente entre el número de usuarios que finalizan el formulario y número total de usuarios que lo comienzan.
Radio buttons:
Se utilizan para restringir la respuesta a una pregunta a unas determinadas opciones de respuesta, de las cuales solo es posible escoger una. En algunos casos esto se hace porque realmente solo es posible una respuesta, por ejemplo, "sexo: hombre o mujer". Pero en otros también se usa para hacer al usuario decantarse por la opción preferida o más cercana, en estos caso las opciones han de ser más cuidadas para no dejar fuera ninguna posible respuesta.
En el enunciado de la pregunta es importante que quede claro que se trata de optar entre las respuestas. Las opciones han de ser redactadas de tal manera que forzosamente alguna de ellas satisfaga al usuario. Han de ser claramente excluyentes entre ellas y no ha de tener sentido contestar dos al mismo tiempo. En caso de que haya duda y que sea posible que ninguna de las respuestas sea adecuada, se ha de incluir una opción tipo "No aplicable", "Otros" o "No sabe/no contesta". En cualquier caso, si se llega a esta situación recomiendo revisar la pregunta y las opciones, puesto que esta duda suele ser indicador de una inadecuada redacción.
La redacción de las respuestas es esencial porque muchos usuarios no leen el enunciado de la pregunta y solo lo infieren del conjunto de respuestas posibles.
La comprensión de que hay que optar entre las respuestas se logra mediante la cercanía espacial de los radio buttons como se puede ver en el siguiente ejemplo:
Generalmente si las posibles respuestas son largas y más de dos, es mejor la alineación vertical. Aunque si la respuesta tiene solo dos posibilidades, tipo "sexo", se puede optar también por presentarlas en horizontal, para ocupar menos espacio.
Lo que nunca se debe hacer es insertar varias líneas de texto o espacios entre los radio buttons porque las posibles opciones quedan demasiado lejos unas de otras, no queda claro en un vistazo rápido que se ha de escoger solo una y obliga a leer atentamente los textos. Vease el ejemplo de uso inadecuado:
Además si se selecciona una opción por defecto, ésta debe ser la primera en el orden y la más común.
El número máximo de opciones oscila dependiendo de su longitud y complejidad. Si las opciones son cortas y sencillas, hasta un máximo de cinco sería aceptable. Sin embargo, si las opciones son largas y de ideas complejas un número mayor de 3 disminuiría mucho su usabilidad. En estos casos es recomendable dividir la pregunta compleja en dos más simples.
Combos
Los combos se utilizan para restringir la respuesta de una pregunta a unas determinadas opciones de respuesta, de las cuales solo es posible escoger una. En realidad son muy parecidos a los radios buttons, pero su uso es algo distinto.
La gran diferencia es que las respuestas de los combos están ocultas para ocupar menos espacio en el formulario. Sin embargo para que los combos sean usables deben contener opciones más simples que en los radio-buttons. Estas opciones han de ser completamente predecibles, sencillas e inequívocas tras leer el enunciado de la pregunta. Un ejemplo adecuado sería "nivel de estudios: EGB, FP, Universidad". Si se ha de desplegar el combo para comprender las opciones contenidas en un combo, no se cumple el principio de la visibilidad.
En este ejemplo hasta que no se despliega este combo:
no se pueden comprender las opciones contenidas en el:
Como hemos comentado anteriormente, muchos usuarios ni siquiera leen el enunciado de las preguntas, sino que se limitan a escoger una respuesta de entre las posibles. Si las opciones de los combos no son predecibles o sencillas, este proceso de elección y comparación entre posibles respuestas se dificulta mucho.
Los combos se utilizan para evitar errores en la introducción de información, pero en ese sentido solo se deben utilizar cuando la importancia de la corrección de los datos sea tan crítica que obligue a ello. No es razonable utilizar combos indiscriminadamente y para opciones innecesarias u otras demasiado largas. Por ejemplo, si en el combo "país" se incluyen todos los países del mundo se hace muy difícil de utilizar. El usuario escribe antes el nombre del país manualmente que seleccionándolo en un combo de más de 100 opciones. Además "país" en la mayoría de los casos no es un campo crítico y su ratio de errores muy bajo.
Check-boxes
Los check-boxes se utilizan en dos casos:
1) Para restringir la respuesta de una pregunta a unas determinadas opciones de las cuales es posible escoger varias.
En este caso se suelen utilizar para recoger información de los usuarios acerca de preferencias, gustos o cualquier otro tipo de pregunta que requiera una respuesta múltiple y variada.
2) Para presentar una única opción que no es obligatoria. Por ejemplo, confirmar la lectura de cláusulas de contratos, optar por recibir correos electrónicos con publicidad, etc. Para que se produzca una confirmación real y consciente del usuario, la check-box deberá aparecer por defecto sin marcar, en caso contrario el usuario puede perder confianza en el sitio e interpretar su política como engañosa.
En este ejemplo del registro para el correo de Yahoo podemos ver ambos usos, aunque en el primero optan por marcar por defecto la opción de recibir publicidad.
Campos de texto
Se utilizan cuando se quiere permitir cualquier tipo de respuesta a una pregunta del formulario. Son los preferidos por los usuarios que saben que pueden escribir casi cualquier cosa.
La longitud del campo es importante porque da a los usuarios la clave sobre la longitud de la respuesta esperada, ello les hace ajustarla y comprender mejor la pregunta. Por ejemplo, pueden deducir que si su respuesta ocupa más espacio del disponible posiblemente no sea la adecuada.
En la dirección postal (tipo de vía, nombre de la vía, número, piso, escalera, puerta, etc.) es adecuado un solo campo de texto. Un usuario necesita menos tiempo para completar un único campo, porque lo hace muy frecuentemente y no es fácil que cometa errores. En algunos casos la excesiva separación de los datos en diferentes campos provoca errores porque no es posible incluir absolutamente todos los posibles elementos de la dirección (piso, escalera, puerta, bloque, escalera, patio, etc.), lo que puede confundir al usuario y originarle una falta de confianza en el correcto resultado del proceso. Siendo la dirección postal un campo que no se analiza en la base de datos y simplemente se imprime en las etiquetas de los sobres, no tiene sentido utilizar 4 o 5 campos diferentes para su recogida (en caso de necesidad se puede usar el código postal que se recoge en un campo distinto).
La fecha es uno de los campos de texto que más errores genera en la mayoría de los formularios. Casi siempre incluye un ejemplo de formato o requiere de usar combos muy incómodos no justificados para un dato tan sencillo. En mi opinión el formato más adecuado para la mayoría de los casos es este:
Una validación de errores tolerante con la falta de ceros a la izquierda y que también acepte solo dos dígitos en el año evitará mensajes de error innecesarios.
Un error típico es introducir el salto automático entre campos de texto consecutivos y hacer innecesario el uso del tabulador. Aunque este comportamiento puede parecer que facilita la tarea de introducción de datos, no es adecuado porque quita control a los usuarios, no es un funcionamiento estándar y es necesario mirar la pantalla para saber en que campo se está. Todo ello puede provocar fácilmente errores, como por ejemplo, introducir datos pertenecientes a un campo en el siguiente cuando no se introduce el formato esperado por el salto automático.
En la validación de campos de texto, se recomienda aceptar algunos "errores" comunes como espacios en los números de teléfono, los puntos de millares o el uso indistinto de mayúsculas o minúsculas.
Recomendaciones generales
Para evitar la incomodidad del cambio entre teclado y ratón, es recomendable, cuando tenga sentido, agrupar por un lado los controles que se manejan con el ratón (radio-buttons, check-boxes, combos) y por otro los que se manejan con el teclado (campos de texto), en lugar de alternarlos.
Respecto a la situación, tanto los "radio button" como los "check-box" siempre se han situar a la izquierda de la etiqueta del campo, así se favorece la alineación vertical de todos los controles. Por el contrario los combos y los campos de texto deben situarse a la derecha de la etiqueta del campo.

कांसप्तो दे फोर्मुलारियो

Los formularios son usados para comprar, registrarse, buscar, suscribirse, asociarse, etc. todos ellos procesos básicos para la supervivencia de un sitio web y su eslabón más frágil. Cuando un usuario se decide a completar un formulario ya ha tomado una decisión (compra, suscripción, registro, etc.) y esta dispuesto a llevarla a cabo, el sitio web ha tenido éxito y solo falta "rematar la faena". Entre la intención del usuario y una cumplimentación exitosa el factor más importante es la usabilidad. De ella dependerá su ratio de cumplimentación, es decir, el cociente entre el número de usuarios que finalizan el formulario y número total de usuarios que lo comienzan.